כאשר משתמש רוצה לשתף כתובת URL מסוימת עם עמיתים, הוא / היא חייבת באופן ידני
לשלוח כתובת אתר של קבוצות העבודה, ולאחר מכן העמיתים חייבים להוסיף אותו לרשימת המועדפים שלהם.

סקירת ספרות זו בוחנת את המגמות בשיטות ובכלי ניהול אוסף מועדפים

מציאת המידע מתאים באינטרנט הוא משמעותי וברגע שהמידע נמצא, הוא חייב להיות מאורגן ומאוחסן באופן שמאפשר גישה מהירה ויעילה לאנשים ולקבוצות. ניתן לביצוע באמצעות ארגון וגישה למידע אישי של כתובות אתרים, קרי: רשימת מועדפים.  ברשימת מועדפים ניתן  לאחסן כתובות , אך קיימים כמה ליקויים משמעותיים המעכבים היעילות והגישה לכתובות. אחד הליקויים הם רשימות של כתובות לא מובנות. יתר על כן, משק התיקייה ההיררכי ומקשה לראות קשרים צולבים בין כתובות.

תהליך זה אינו משולב עם דפדפן פונקציונלי, כאשר כדי לשתף סט שלם של סימניות בין עמיתים לעבודה, המשתמש יכול לשלוח את הסימניות באמצעות דואר אלקטרוני , עם זאת , סימניות חדשות חייבות להיות באופן ידני ממוזגות  תוך מבנה התיקיות הקיים של המשתמש. יתר על כן, שיטות ידניות אלה לא מספקות תמיכה בתשתית חישובית לניהול אוספים בתוך קבוצות עבודה.

גישה חדשנית לארגון סימנייה מעלה ארגון ידני ואוטומטי המאפשר למשתמש לקבוע בגמישות מתי להחיל ארגון אוטומטי, ועל מה ליישם אותו.  הגישה החדשנית שלנו , מספקת מנגנון סיווג אוטומטי שמשתמש יכול  לארגן את המסמכים המבוססים על הדמיון הרעיוני שלהם, אבל לאפשר למשתמש חופש לבחור מתי ועל איזה חלק של היררכיה (שבעצמו כבר סווג בעבר באופן ידני או באופן אוטומטי ) ליישם אותו , ובכך מאפשר דו קיום ותאימות ידנית מלאה וסיווג אוטומטי .